Permite ingresar las ventas que realiza su empresa, sean estas de servicios o productos, y luego realizar el impreso del mismo o generar el documento electrónico si es caso de la empresa.
Pasos para crear una factura:
- Ubicarse en el módulo de ventas, opción facturación.
- Presionar clic en el botón
. - Ingresar la información requerida: DNI (Ruc, CI del cliente), fecha, vendedor (revisar opción vendedores), centro de costos (si es el caso de su empresa), SRI/Código Pago: se ingresa según corresponda, concepto.
- Al finalizar dar un click en el visto o la tecla enter (revisar simbología y teclas de movimiento).
Pasos para crear el detalle de la factura:
- Para ingresar el ítem de la factura hacemos clic en el botón
. - Buscar el código del producto/servicio “digitando el nombre, código o desplegar la lista completa con la tecla TAB”.
- Desplazarse con el TAB.
- Ingresar la cantidad y el precio si no tiene definido en el producto/servicios (revisar módulo de Warehouse, opción productos).
- Si es el caso ingresar el descuento ejemplo si es el 10%, digitar 0.10.
- Al finalizar dar un click en el visto o la tecla enter (revisar simbología y teclas de movimiento).
PASOS PARA INGRESAR RETENCIÓN:
- Escoger el ícono
. - Escoger ícono y proceder a ingresar según nuestro documento físico los datos solicitados.
- Tipo: IVA/ RENTA.
- Código de retención.
- Retención Nº: (Número del documento).
- Porcentaje (Automático).
- Valor (Automático).
- Grabar con visto o enter.
Nota: Para ingresar otro porcentaje de retención volver a realizar el proceso anterior.
PASOS PARA INGRESAR EL CONVENIO DE PAGO:
- Para ingresar el convenio de pago o cuotas hacemos clic en el botón
editar en la parte superior del documento. - Presionar clic en el ícono
. - Escoger si es de contado o crédito.
- En crédito si es el caso puede ubicar tasa de interés, interés en mora, lapso en días, otros gastos y el número de cuotas.
- Al finalizar dar un click en el visto o la tecla enter (revisar simbología y teclas de movimiento).
- Terminada la transacción dar click en el botón mayorizar .
APLICAR DESCUENTO TOTAL EN LA FACTURA DE VENTA.
- Para aplicar el descuento total, en la factura deben estar ingresados todos los ítems facturados como se muestra en la siguiente imagen.
- Para ingresar el descuento al total debe dar un clic en el campo de descuento en los totales.
- Al presionar visualizará una ventana que preguntará si desea registrar el descuento.
- Al presionar YES visualizará una ventana para ingresar el valor total del descuento, debe digitar el valor del descuento y luego presionar OK.
- Cuando ya presione OK en el total estará aplicado el descuento y en cada línea se generará un % de descuento proporcional, se modificará también los valores totales.
Nota: Al aplicar esta opción de descuento total no se debe aplicar el descuento por línea, si requiere realizar descuento por cada producto debe realizar de la forma tradicional en cada línea.
- En la impresión RIDE de la factura existe una restricción para que no puedan imprimir sin mayorizar.
- Para que esta función sea permitida imprimir antes de mayorizar debe activar la opción de ejecutar.
Nota:
En la Facturación y proformas existe una opción de información adicional que tiene 3 aspectos:
- Formas de pago: Cumple la misma función del SRI/Código Pago, se puede aplicar cuando una factura tengas varias formas de pago.
Esta opción para que se visualice en la impresión debe ponerse en contacto con el departamento técnico.
- Adicional: Se puede ingresar cualquier información adicional referente a toda la factura y esta información queda guardada para la siguiente factura que emitan.
Esta opción para que se visualice en la impresión debe ponerse en contacto con el departamento técnico
- Minera: Tiene como objetivo tener información adicional para las empresas que producen minerales como el ORO, esta opción tiene 3 formas:
* Barras, información sobre barras de oro.
*Concentrados, información sobre oro en estado líquido.
*Locales, información que solicitan las entidades locales para la venta de oro.
Esta opción solo aplica para empresas productoras de ORO.
Facturas de ventas cuando se aplica reembolsos:
- En los parámetros debe de estar parametrizada una cuenta de IVA en reembolsos.
- En los contables se debe registrar como indica el siguiente ejemplo.
- En la factura en la pestaña de documentos de reembolsos podrá relacionar los contables que van a pertenecer a la venta de reembolsos.
- Al presionar este botón se desplegará una ventana en las que se visualizarán todos los contables que tiene tipo de registro Factura y no tiene asignación a otras ventas de reembolsos.
- Dando doble clic se asigna los contables.
- Si desea borrar un contable en la pantalla indicada no debe de esta realizado el convenio de pago y luego presionar doble clic.
- Luego se visualiza un mensaje para aprobar el borrado.
- Para que la factura permita mayorizar debe de cuadrar las bases (grabada, 0%, No objeto de IVA) de la venta con las compras.
- La impresión de la factura pueden revisarla antes de pedir autorización (si lleva un proceso electrónico).
Facturas de ventas de Exportación:
- Ingresar el encabezado con los datos solicitados, marcando la opción «Exportación».
- Ingresa el detalle de la factura y el convenio de pago.
- Ubicarse en el avión para ingresar los datos de exportación (de acuerdo a sus necesidades).
- Terminar el proceso mayorizando la factura.
MEJORA EN EL PROCESO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA:
Por temas de seguridad.
Este proceso aplica para facturas de venta, notas de crédito, notas de débito, retenciones de contables y compras de inventario.
- Al contabilizar un documento electrónico el orden en el que va a realizar el proceso de acuerdo al cambio es:
- Mayorizar.- Primero va a realizar el proceso de contabilizar el asiento contable.
- Posterior a este proceso el sistema va a autorizar el documento.
- Luego enviar al correo, subir al portal.
- Este proceso lo puede visualizar en la auditoría de las transacciones con la tecla F11.
Al comprobar una transacción actual que autoricen con una antigua a través del reporte de auditoría o presionando F11.