Esta opción permite crear los períodos del año fiscal en que van a iniciar su contabilidad. Utilizar los íconos lápiz y manito dependiendo del caso (revisar simbología).
Mediante la administración de Períodos (año fiscal contable), se puede cerrar para evitar la modificación de documentos ingresados en los meses o el período ya declarado.
Pasos para crear un período nuevo:
- Clic en el lápiz para ingresar el año respectivo.
- Se coloca el visto si el año está activo.
- Se despliegan todos los meses del año.
Pasos para desactivar un período o mes:
- Clic en la manito para modificar el año respectivo.
- Se coloca el visto en activo general o lo puede realizar mes por mes.
Nota.- A través de esta opción permite hacer el cierre mensual y anual de la contabilidad de la empresa.
Apertura del nuevo período:
- Ingresar al sistema Megued con el usuario administrador del sistema.
- Ubicarse en el módulo de administración del sistema, opción períodos.
- Se visualiza la pantalla de períodos, debe dar clic en el lápiz para crear el nuevo período.
- Se recomienda desactivar los meses o el período anterior al creado.
- Ubicarse en el módulo de contabilidad, opción tabla IVA, y presionar el lápiz para crear un nuevo IVA.
- Visualizará un mensaje que debe ubicar YES, para que se actualice en todos los servicios y productos.
- Este proceso actualizará en cada producto o servicio de forma automática.
- Si aún van a realizar transacciones del período que finalizó deben crear las transacciones para dejar espacios y así no tenga documentos para cerrar el período «tomar en cuenta que en los contables no se puede modificar el número de retención».
- Para la tabla de retenciones, se enviará por correo la nueva tabla, deben utilizar el ícono en forma de carpeta que permite importar retenciones cuando existan cambios por el SRI o comiencen un período nuevo (Ver el procedimiento en Tabla de Retenciones).
- También se debe realizar el asiento de reclasificación de la utilidad del año anterior para evitar descuadres en los balances.
- Para el cierre del año, se les recuerda que el saldo de pases de las cuentas es automático, lo único que se debe realizar es un asiento de diario en el nuevo año, el mismo que cierra la cuenta de Resultados del ejercicio, es decir debe reclasificar la cuenta direccionando a resultados acumulados años anteriores, este asiento debe hacerlo en el año en curso, con esto debe revisar que los balances del año en curso cuadren las Utilidades. Se lo realiza como indica el ejemplo visual a continuación.
- Para poder verificar la cuenta que está parametrizada en la utilidad del ejercicio puede ubicarse en el módulo de administración del sistema, parámetros de módulo pestaña información general como indica el siguiente ejemplo:
- Adicional a las empresas que tengan araceles también es necesario realizar el cambio de los períodos del arancel siguiendo los siguientes pasos:
- Módulo de Warehouse.
- Aranceles.
- Escoger el arancel.
- Si es el mismo porcentaje dar doble clic y editar para cambiar la fecha de fin.
